Kurz gefasst
- Website, Formulare, Terminbuchung und Kundenbereich laufen auf Odoo (Odoo S.A., Belgien), E-Mails, Videogespräche und unsere Ablage auf Microsoft 365.
- Optionale Cookies setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung, und nur, um zu sehen, über welche Kampagne Sie zu uns kommen.
- Analyse-, Werbe- und Schriftdienste von Drittanbietern binden wir nicht ein.
1. Verantwortlicher
Diese Erklärung gilt für unsere Website, unsere Formulare, die Terminbuchung und den Kundenbereich. Verantwortlich ist:
Valorim GmbH
Tannenweg 28
26789 Leer
Deutschland
Geschäftsführer: Adrian Eilts, David Dutt
Telefon: +49 (0) 491 2034 8300
E-Mail: info@valorim.de
Einen Datenschutzbeauftragten müssen wir nicht benennen, weil die Voraussetzungen von Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG nicht vorliegen. Fragen zum Datenschutz beantworten die Geschäftsführer persönlich unter info@valorim.de.
2. Hosting und Server-Protokolle
Unsere Website, unsere Formulare, die Terminbuchung und der Kundenbereich laufen auf Odoo Online. Anbieter ist die Odoo S.A., Chaussée de Namur 40, 1367 Grand-Rosière, Belgien. Odoo betreibt die Server für europäische Kunden in Frankreich und Belgien und verarbeitet die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO.
Bei jedem Aufruf speichert der Server automatisch:
- IP-Adresse
- Datum und Uhrzeit
- aufgerufene Seite oder Datei
- zuvor besuchte Seite
- Browser, Browserversion und Betriebssystem
Wir brauchen diese Protokolle, um die Website auszuliefern, Fehler zu finden und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und stabiler Betrieb. Die Protokolle führen wir nicht mit anderen Daten zusammen. Odoo bewahrt sie höchstens 12 Monate auf, länger nur, wenn ein Sicherheitsvorfall es erfordert oder ein Gesetz es verlangt.
Die Verbindung zur Website ist mit TLS verschlüsselt. Ihre Eingaben in Formularen werden auf dem Weg zu uns verschlüsselt übertragen. Sie erkennen das an „https://“ und dem Schloss in der Adresszeile Ihres Browsers.
3. Cookies und lokale Speicherung
Cookies sind kleine Textdateien, die Ihr Browser speichert. Ähnlich funktioniert der lokale Speicher des Browsers. Wir setzen zwei Arten ein.
Notwendige Cookies
Diese Cookies und Einträge braucht Odoo, damit die Funktionen arbeiten, die Sie nutzen, etwa Formulare, Terminbuchung und Kundenbereich. Wir setzen sie ohne Einwilligung nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Im Cookie-Hinweis entspricht das der Wahl „Nur essentielle“. Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, Ihnen diese Funktionen bereitzustellen.
| Name | Zweck | Speicherdauer |
|---|---|---|
| session_id | Hält Ihre Sitzung, etwa beim Absenden eines Formulars oder im Kundenbereich | 7 Tage |
| frontend_lang | Merkt sich die Sprache der Website | 1 Jahr |
| tz | Zeigt Termine in Ihrer Zeitzone an | bis Sie den Browser schließen |
| website_cookies_bar | Speichert Ihre Entscheidung im Cookie-Hinweis | 400 Tage |
| presence.focus, presence.lastPresence | Speichert im lokalen Speicher Ihres Browsers, ob die Seite gerade geöffnet ist und wann Sie zuletzt aktiv waren | bis Sie die Websitedaten im Browser löschen |
| vlm-ansicht, vlm-kb-besuch | Merkt sich im Kundenbereich, ob Sie Ihre Aufgaben als Board oder Liste sehen, und wann Sie zuletzt da waren, damit Neues markiert ist | bis Sie die Websitedaten im Browser löschen |
Optionale Cookies
Nur wenn Sie im Cookie-Hinweis „Ich stimme zu“ wählen, speichern wir, über welchen Link oder welche Kampagne Sie zu uns gekommen sind. Senden Sie danach eine Anfrage, vermerken wir diese Herkunft bei Ihrer Anfrage. So sehen wir, welche Wege zu uns führen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
| Name | Zweck | Speicherdauer |
|---|---|---|
| odoo_utm_source, odoo_utm_medium, odoo_utm_campaign | Quelle, Medium und Kampagne, über die Sie zu uns gekommen sind | 31 Tage |
Eine Besucherstatistik, die Ihre Seitenaufrufe einzeln aufzeichnet, führen wir nicht. Analyse-, Werbe- und Schriftdienste von Drittanbietern binden wir nicht ein. Schriften und Bilder liefern wir über unseren Hoster Odoo aus.
Einwilligung ändern oder widerrufen
Sie können Ihre Entscheidung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ändern. Mit der Schaltfläche „Cookie-Einstellungen ändern“ öffnen Sie den Cookie-Hinweis erneut. Wählen Sie dort „Nur essentielle“, setzen wir keine optionalen Cookies mehr. Bereits gespeicherte können Sie zusätzlich in Ihrem Browser löschen.
4. Anfragen, Fördercheck und Produktcheck
Sie erreichen uns über das Kontaktformular, den Fördercheck, den Produktcheck für Hersteller, per E-Mail oder per Telefon. Wir verarbeiten dabei die Angaben, die Sie uns machen:
- Kontaktdaten: Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
- Angaben zum Vorhaben: Förderlinie, Bundesland und Postleitzahl, Investitionssumme, Zeitplan und Planungsstand
- Angaben zum Unternehmen: Branche, Rechtsform, Gründungsjahr, Zahl der Mitarbeitenden, Umsatz, Zugehörigkeit zu einer Gruppe, frühere Förderungen
- beim Produktcheck: Angaben zu Ihrem Produkt und Ihren Zielkunden
- Ihre Nachricht und die Unterlagen, die Sie hochladen
Wir nutzen die Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten, die Förderfähigkeit Ihres Vorhabens einzuschätzen und Ihnen ein Angebot zu machen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Auftrag zielt, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, Ihre Anfrage zu beantworten. Mit dem Häkchen im Formular bestätigen Sie, dass Sie diese Hinweise gelesen haben. Soll Ihre Anfrage nicht weiter bearbeitet werden, genügt eine Nachricht an info@valorim.de.
Pflichtfelder sind gekennzeichnet. Ohne diese Angaben können wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten. Gesetzlich verpflichtet sind Sie zu den Angaben nicht.
Bitte laden Sie nur Unterlagen hoch, die wir für die Prüfung brauchen. Angaben über andere Personen, etwa Mitarbeitende, schwärzen Sie bitte, wenn sie dafür nicht nötig sind.
Gegen Spam enthält jedes Formular ein Feld, das nur automatische Programme ausfüllen. Captchas oder andere Dienste von Drittanbietern setzen wir dafür nicht ein.
Kommen Sie über einen Partner zu uns, etwa einen Hersteller oder Fachbetrieb, erhalten wir Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und Angaben zu Ihrem Vorhaben von diesem Partner (Art. 14 DSGVO). Wir verwenden sie wie in diesem Abschnitt beschrieben.
Anfragen speichern wir in unserem Kundensystem auf Odoo. Wird daraus kein Auftrag, löschen wir sie 12 Monate nach dem letzten Kontakt.
5. Terminbuchung
Über die Terminbuchung vereinbaren Sie ein Kennenlerngespräch. Dafür verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer, Ihre Angaben zum Anliegen und den gewählten Termin. Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail, eine Erinnerung per E-Mail drei Stunden vor dem Termin und eine Erinnerung per SMS eine Stunde vorher. Die SMS verschickt Odoo über seinen SMS-Dienst. Dafür erhalten Odoo und der beauftragte Telekommunikationsanbieter Ihre Telefonnummer und den Text der Erinnerung.
Das Gespräch führen wir per Telefon oder über Microsoft Teams (Abschnitt 7). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wird aus dem Gespräch kein Auftrag, löschen wir die Daten 12 Monate nach dem letzten Kontakt.
6. Aufträge, Bestellungen und Kundenbereich
Kundenbereich
Wenn Sie uns beauftragen, erhalten Sie Zugang zu unserem Kundenbereich. Dort sehen Sie den Stand Ihres Vorhabens, laden Unterlagen hoch und schreiben uns Nachrichten. Wir verarbeiten Ihre Zugangsdaten, Ihre Kontaktdaten, die Unterlagen und Nachrichten sowie die Angaben zu Ihrem Vorhaben. Ihr Passwort speichert Odoo nicht im Klartext, sondern nur als Prüfwert.
Angebot und Auftrag
Unsere Angebote nehmen Sie online an, mit Ihrem Namen und einer Unterschrift auf dem Bildschirm. Odoo speichert dabei Ihren Namen, Ihre Unterschrift und den Zeitpunkt der Annahme. Sind Sie Verbraucher, speichern wir zusätzlich den Wortlaut Ihrer Bestätigung, dass wir vor Ablauf der Widerrufsfrist beginnen sollen, mit Datum und Uhrzeit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für den Nachweis Ihrer Erklärungen zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Information an den vermittelnden Fachbetrieb
Hat Sie ein Fachbetrieb an uns vermittelt und haben Sie das im Angebot angekreuzt, informieren wir ihn über den Stand Ihres Antrags: beantragt, bewilligt, ausgezahlt. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per E-Mail an info@valorim.de widerrufen.
Angaben zu Haus und Heizung
Für die Heizungsförderung der KfW senden wir Ihnen einen persönlichen Link zu einem Fragebogen. Darin fragen wir nach Eigentum und Gebäude, nach Ihrer alten Heizung und deren Verbrauch, ob Sie das Haus selbst bewohnen, nach der Einkommensstufe Ihres Haushalts und ob Kinder unter 18 Jahren im Haushalt leben. Wir brauchen diese Angaben für die Bestätigung zum Antrag und um zu prüfen, welche Boni Ihnen zustehen. Wünschen Sie Unterstützung bei Meine KfW, fragen wir zusätzlich Ihr Geburtsdatum und Ihre Bankverbindung ab. Ihre Zugangsdaten zu Meine KfW und Ihre Steuer-Identifikationsnummer erfragen wir nicht. Die Antworten speichern wir bei Ihrem Kontakt in unserem Kundensystem auf Odoo. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Bestellung der Bestätigungen BzA und BnD
Bestellen Sie auf unserer Website eine Bestätigung zum Antrag (BzA) oder nach Durchführung (BnD) für die Heizungsförderung der KfW, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, die Angaben zu Gebäude und Heizung, zu Kosten und gewünschten Boni sowie die Unterlagen, die Sie hochladen, etwa Angebot oder Rechnungen des Fachbetriebs. Wir erstellen die Bestätigung im Expertenportal der KfW und übermitteln dafür die nötigen Angaben an die KfW. Bestellbestätigung, Nachforderungen und die ID senden wir per E-Mail, die Rechnung erstellen wir mit Qonto (Abschnitt 8). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Bestellt ein Fachbetrieb für seinen Kunden, erhalten wir Name, Kontaktdaten und Angaben zum Vorhaben des Antragstellers von diesem Fachbetrieb (Art. 14 DSGVO). Wir verwenden sie wie in diesem Abschnitt beschrieben.
Widerruf
Widerrufen Sie einen Vertrag über unser Widerrufsformular oder per E-Mail, verarbeiten wir Ihre Angaben, um den Widerruf zu bearbeiten und Ihnen den Eingang zu bestätigen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit §§ 355 und 356a BGB.
Elektronische Unterschrift
Vollmachten und den Rahmenvertrag für Geschäftskunden lassen wir elektronisch mit Odoo Sign unterschreiben. Odoo speichert dabei Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Unterschrift, Zeitpunkt und IP-Adresse der Unterschrift. Diese Angaben belegen, wer wann unterschrieben hat. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für den Nachweis der Unterschrift zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Ihren ungefähren Standort erfasst Odoo Sign nur, wenn Sie das in Ihrem Browser erlauben (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Wie lange wir die Unterlagen aufbewahren, steht in Abschnitt 9.
7. Microsoft 365: E-Mail, Teams und SharePoint
Für E-Mails, Videogespräche und die Ablage von Unterlagen nutzen wir Microsoft 365 mit Outlook, Teams und SharePoint. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Microsoft verarbeitet Inhalte und Verbindungsdaten, bei Videogesprächen auch Bild und Ton, in unserem Auftrag nach Art. 28 DSGVO. Unterlagen zu Ihrem Vorhaben legen wir zur Bearbeitung auch in SharePoint ab. Automatische E-Mails wie Bestätigungen verschickt Odoo über seine eigenen Server.
Rechtsgrundlage ist die der jeweiligen Kommunikation, in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.
8. Empfänger und Drittländer
Wir geben Ihre Daten nur weiter, wenn das für Ihren Auftrag nötig ist, das Gesetz es verlangt oder Sie eingewilligt haben.
| Empfänger | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Odoo S.A., Belgien | Website, Kundensystem, Terminbuchung, Kundenbereich, Versand von E-Mails und SMS | Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO |
| Microsoft Ireland Operations Limited, Irland | E-Mail, Videogespräche und Ablage von Unterlagen (Outlook, Teams, SharePoint) | Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO |
| Qonto, Paris, Frankreich | Rechnungen und Zahlungsverkehr | Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO; für den Zahlungsverkehr Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Gamma Placetel GmbH, Köln | Telefonie | Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO |
| Weitere IT-Dienstleister, die wir nach Art. 28 DSGVO verpflichtet haben | Betrieb und Unterstützung unserer Software, auch KI-gestützte Assistenzdienste | Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO |
| Fördermittelgeber und Projektträger, etwa KfW, BAFA oder Förderbanken der Länder | Antrag, Änderungsanzeigen, Verwendungsnachweis und Bestätigungen (BzA, BnD) in Ihrem Auftrag | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Fachbetriebe, Hersteller und Planer Ihres Vorhabens | Abstimmung von Angeboten und Nachweisen, wenn Sie das wünschen oder die Förderung es verlangt | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Steuerberatung | Buchhaltung und Steuererklärungen | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO |
| Behörden und Gerichte | nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO |
Odoo, Microsoft, Qonto und Placetel haben ihren Sitz in der EU. Sie und unsere weiteren IT-Dienstleister können Unterauftragsverarbeiter einsetzen, die auch außerhalb der EU sitzen. Die Microsoft Corporation in den USA ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Für Übermittlungen an sie gilt der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023 (Art. 45 DSGVO). Andere Übermittlungen in Drittländer stützen sich auf Angemessenheitsbeschlüsse oder auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Kopie dieser Garantien erhalten Sie auf Anfrage unter info@valorim.de. Die Unterauftragsverarbeiter von Odoo finden Sie unter odoo.com/privacy.
9. Speicherdauer
Wir löschen Daten, sobald wir sie für ihren Zweck nicht mehr brauchen und keine Aufbewahrungspflicht besteht.
| Daten | Speicherdauer |
|---|---|
| Anfragen und Terminbuchungen, aus denen kein Auftrag wird | 12 Monate nach dem letzten Kontakt |
| Unterlagen und Korrespondenz zu Aufträgen | 6 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO) |
| Rechnungen und Buchungsbelege | 8 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO) |
| Jahresabschlüsse und Bücher | 10 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO) |
| Cookies | siehe Abschnitt 3 |
Die gesetzlichen Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist.
10. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf
- Auskunft über die Daten, die wir von Ihnen verarbeiten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format, auf Wunsch direkt an eine andere Stelle (Art. 20 DSGVO)
- Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Eine formlose Nachricht an info@valorim.de genügt.
Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO
Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie dem aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Nutzen wir Ihre Daten für Direktwerbung, können Sie dem jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Wir verwenden die Daten dann nicht mehr für diesen Zweck.
Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Sie können sich bei jeder Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, lfd.niedersachsen.de.
11. Keine automatisierten Entscheidungen
Wir treffen keine Entscheidungen, die allein auf automatisierter Verarbeitung beruhen (Art. 22 DSGVO). Ihre Angaben im Fördercheck prüfen wir persönlich.
12. Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die Fassung mit dem Stand oben auf dieser Seite.